podrozsamolotem

Jak planować budżet podróży służbowej?

Na spotkanie z klientem, z kontrahentem, z partnerem biznesowym, na szkolenie, by nadzorować inwestycję, lub podpisać nowy kontrakt. Powodów podróży służbowych jest wiele, wiele więcej. Niezależnie od tego czy prowadzimy jednoosobową działalność, zatrudniamy kilka osób, czy nasza firma zatrudnia setki pracowników, planowanie takiej podróży to duże wyzwanie. Oto kilka wskazówek i zasad, które mogą pomóc w wykonaniu tego zadania.

Przygotowanie

budzetpodrozysluzbowejIm szybciej dowiemy się o konieczności wyjazdu, tym lepiej. Gdy wiemy już, że zajedzie taka potrzeba dobrze jest przemyśleć dokładnie cel oraz środki jakie możemy wykorzystać na jego osiągnięcie. Ustalenie pewnych ram wprowadza porządek i pozwala na szybsze i bardziej skuteczne planowanie. Następnie warto zrobić listę rzeczy, które trzeba będzie zarezerwować: bilety lotnicze lub autokarowe, nocleg, wyżywienie oraz dodatkowe koszty jeśli z podroży będą związane jakieś atrakcje. Im szybciej uda nam się to zrobić tym lepiej. Wiele linii lotniczych, autokarowych czy kolejowych oferuje dodatkowe zniżki za zarezerwowani biletu na przykład kilka miesięcy wcześniej przed terminem planowanego wyjazdu. Można też kwestie organizacyjne zostawić firmie, która zajmie się profesjonalnie zajmuje się organizacją podróży służbowych, np. Bissole z Wrocławia.

Jednocześnie, jeśli o potrzebie wyjazdu dowiadujemy się kilka dni przed wyznaczonym terminem, nie należy na siłę szukać przecen czy obniżek. Czas, który to zajmuje lepiej przeznaczyć na wyznaczenie sobie optymalnego połączenie, które bez stresu i w komfortowych warunkach pozwoli na dotarcie do celu.

Nocleg

Wybierając się w podróż służbową mamy do wyboru głównie dwie opcje: nocleg w hotelu albo w hostelu. Różnica między jednym, a drugim polega głównie na charakterze wynajmowanych pokoi. Hostele za niższą cenę oferują nocleg w pokojach dzielonych z innymi osobami, zaś hotele, to głównie noclegi w prywatnych pokojach z osobną łazienką. Inną propozycją jest wynajęcie na kilka dni wyposażonego mieszkania. Każda z wymienionych opcji niesie ze sobą wady i zalety, wybór zaś powinien być podyktowany sytuacją i kontekstem podróży służbowej. Jeśli wybieramy się by zawrzeć ważną umowę lub spotkać się z klientem, hotel lub wynajęte mieszkanie będą bardziej odpowiednie. Dają więcej swobody, nadają odpowiedni prestiż oraz umożliwiają na przykład zaproszenie na obiad lub kolacje. Z kolei hostel będzie lepszym wyborem, kiedy potrzebujemy wysłać w podróż kilka osób na przykład na szkolenie. Wtedy w korzystnej cenie możemy wynająć kilkuosobowy pokój o wysokim standardzie.

Wyżywienie

Nie warto pozostawiać kwestii wyżywienia przypadkowi, zwłaszcza jeśli nie znamy dobrze miejsca do którego się wybieramy. W miastach można znaleźć wiele miejsc, w których za nie duże pieniądze dostaniemy smaczny obiad. Najłatwiej poszukać takiego miejsca wcześniej, na przykład przez internet.

Jeśli czeka nas spotkanie z klientem lub kontrahentem najlepszym wyborem będzie restauracja nastawiona na konkretny typ kuchni, nie na jedzenie typu fastfood. Kolacja lub obiad w klimatycznym lokalu na pewno wywrze odpowiednie wrażenie i pomoże w osiągnięciu założonego celu.

Organizacja podróży służbowej i optymalizacja jej budżetu nie jest sprawą prostą. Więcej komplikacji pojawia się, im więcej osób w niej uczestniczy i im ważniejszy jest jej cel. Jak każda inwestycja zwraca się, jeśli jest dobrze zaplanowana i przeprowadzona.

Poprzedni

Jak pozyskać rekomendacje i wykorzystywać je, jako wsparcie sprzedaży?

Następny

Jaworki – najpiękniejsza wieś w Pieninach

1 Comment

  1. Bhełi

    Tak naprwdę wszystko można rozplanować na samym początku i poszukać dobrego wyjścia. Często sumując koszty wychodzi, że lepiej jest skorzystać np. z air taxi niż podóżować np. koleją i wynajmować hotel dla 10 osób.

Dodaj komentarz

Powered by WordPress & Theme by Anders Norén